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martes, 18 de junio de 2019

¿Cómo comienzo?… planear es la respuesta.


Por: Francisco Uribe (emprendedor)

¿Cómo comienzo?… Planear es la respuesta correcta. 


Una vez que tienes una idea y has decidido emprender, el siguiente paso es comenzar a desarrollar tu sueño. Surgiendo así, dos preguntas básicas ¿cómo comienzo? y ¿cómo lo hago? No existe una respuesta sencilla o un secreto a prueba de fallos para estas preguntas, sin embargo, te aseguro que la base del éxito es la planeación, es decir, la gestión de tiempo para cumplir objetivos versus los recursos con los que cuentes. Cada tipo de emprendimiento puede llegar a ser completamente diferente, sin embargo, sería muy difícil llegar a una meta si no se tiene una planeación estructurada. 

Si nunca fuiste muy ordenado o planificador, esto te dará un poco de jaqueca al principio, pero no es nada del otro mundo, no se necesita reinventar la rueda para esta actividad. Personalmente, se me ha facilitado mucho esta labor basándome en PMBOK (si no sabes que significa PMBOK te invito a que la investigues en internet ya que podría convertirse en un gran aliado para la gestión de tu proyecto en muchos niveles). 

¿Te parece bien si vamos desarrollando un pequeño ejemplo mientras vemos los pasos para crear nuestro plan? Hagámoslo con algo sencillo. Lo desarrollamos con base a la preparación de un pastel.



El primer paso según PMBOK es la creación y seguimiento de un cronograma. Esta pequeña, pero poderosa herramienta comenzará a dar dirección sobre cómo conseguir los objetivos. Para iniciar nuestro ejemplo, te comparto el contexto: 

El día miércoles por la mañana te encuentras con un amigo de la familia y te pide uno de los deliciosos y bonitos pasteles que haces como trabajo extra en tus ratos libres. La fecha de entrega sería el siguiente sábado a las 8 a.m. Después de preguntar las características del pastel, le das un precio y, se dan la mano para cerrar el trato. Las características del pastel son las siguientes: 

  • Para ocho personas,
  • Sabor vainilla,
  • Decorado con fondant.

Lo primero que debes hacer, es generar un cronograma basándote en los tiempos (reales) que te llevará realizar esta actividad. El resultado será algo así:



Ya que tienes tu cronograma, con los días y horas libres para invertir en tu proyecto, el siguiente paso es, la definición de actividades, con esto se busca analizar qué debes hacer para lograr tus objetivos. Este punto infiere en desintegrar el proyecto en pequeñas partes para convertirlas en tareas, que, a su vez, serán parte de una lista que irá creando el cuerpo de tu negocio. 

Para nuestro ejemplo, las tareas son las siguientes:
  • Entregar el pastel.
  • Limpiar horno.
  • Mezclar ingredientes para el pan.
  • Decorar (forrar) el pan con fondant.
  • Dejar reposar el pan.
  • Revisar que tengamos suficiente gas.
  • Mezclar ingredientes para el fondant.
  • Hornear pan.
  • Comprar ingredientes para el pan.
  • Comprar ingredientes para el fondant.

El siguiente paso es enlazar y ordenar las actividades con una secuencia lógica de trabajo, tratando de obtener la mayor eficiencia en nuestros resultados. Es importante analizar las dependencias que puede llegar a tener una tarea contra otra. No podemos mezclar los ingredientes sin haberlos comprado antes, u hornear el pan sin haber mezclado primero los ingredientes de éste. Así mismo, tendrás que tener cuidado en el orden para realizar las tareas, ya que, si mezclas primero los ingredientes del fondant, antes que los del pastel, cuando lo quieras usar, éste ya no estará flexible para poder forrar el pan. Dada la importancia de este punto, debes revisar celosamente cada actividad y los riesgos que se pueden presentar si alguna de ellas no se cumple a tiempo. En algunas ocasiones dos actividades se podrían realizar al mismo tiempo, en este caso, dejar reposar el pan y comenzar a mezclar los ingredientes para el fondant son claros ejemplos. Continuando con el caso de pastel, el orden de actividades sería de la siguiente manera:
  • Revisar si hay gas
  • Limpiar el horno
  • Comprar ingredientes para el pan (proveedor 1)
  • Comprar ingredientes para el fondant (proveedor 2)
  • Mezclar ingredientes para el pan
  • Hornear pan 
  • Dejar reposar el pan
  • Mezclar ingredientes para el fondant
  • Decorar (forrar) el pan con fondant
  • Entregar el pastel



Una vez teniendo claras las tareas a desarrollar y marcado el orden de ejecución, el siguiente punto es la estimación de recursos y tiempos para cada actividad. Se trata de hacer una aproximación, lo más exacta posible, a la cantidad de recursos que usaremos en cada tarea. Es aquí donde en muchos casos se trata de minimizar el riesgo que podemos llegar a tener sobre costos y duración de cada actividad. Podremos darnos cuenta de qué tan viable es ir cumpliendo las tareas en tiempo y forma. Te recomiendo que no dejes ni demasiado justo el tiempo, pero tampoco demasiado holgado pues, más adelante este tipo de errores pueden entorpecer el llegar a tu objetivo. Estás serían las estimaciones de nuestro caso:

Comprar ingredientes para el pan Costo: $192.50 – Duración: 901 minutos 
  • Taza de leche
  • 4 huevos
  • 1 taza de harina
  • ½ taza de azúcar
  • 150 gramos de mantequilla
  • 3 cucharadas vainilla
  • 1 cucharada de polvo para hornear
  • 1 pizca de sal 

Comprar ingredientes para el fondant Costo: $130 – Duración: 105 minutos 
  • 1 kg de azúcar glass
  • 2 cucharaditas de polvo de tilosa
  • 7 láminas de gelatina sin sabor
  • 2 cucharadas de glucosa
  • 2 cucharadas de glicerina
  • 2 cucharadas de margarina









Una vez estimada toda esta información, continuamos con el llenado del cronograma, es decir, el vaciado de toda la información recopilada hasta el momento, analizando el orden de las actividades y sus duraciones. El resultado de este paso nos dará las fechas previstas para el desarrollo de cada actividad de una manera específica y fácil de entender. Nuestro cronograma final es el siguiente: 



El último paso es dar seguimiento al control del cronograma. Contando con toda la información generada, analizada y distribuida, será mucho más fácil el seguimiento al proyecto y saber si se necesita modificar alguna tarea para que el avance no se vea frustrado. La función más importante es detallar el plan de trabajo ya que, además de generar un camino claro con base en tareas, permite identificar, de una manera rápida en la vida del proyecto, si algo no está dando los resultados deseados, y realizar así, acciones correctivas o preventivas, según sea el caso.

Me despido por esta ocasión, estimado emprendedor, con una frase que se le atribuye a Napoleón y que solía decir cuando sus colaboradores no cumplían con lo prometido: “Puedes pedirme cualquier cosa que quieras, excepto tiempo”. Así mismo, me gustaría recordarte que la gestión acertada del tiempo dentro de tu proyecto, aumentará las posibilidades del éxito y ahuyentará la frustración de no saber si vas avanzando en tu camino al éxito. No te desesperes estoy seguro que lo lograrás.


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